Hybride werken: 6 regels voor een succesvolle videoconferentie

Nog niet zo lang geleden zou niemand hebben gewed op de opkomst van telewerken en vergaderingen achter een scherm. Tegenwoordig is hybride werken (de ene dag thuis, de andere dag op locatie) de gewoonste zaak van de wereld en zijn videoconferenties onmisbaar geworden. Hier zijn 6 tips om vergaderingen op afstand succesvol te laten verlopen!

1 - Inrichten van de home office voor thuiswerkers

Wat is de sleutel tot een succesvolle videoconferentie? Goed geoutilleerde thuiswerkers natuurlijk! Drie sleutelwoorden om te onthouden: een goede webcam voor hoge resolutie beelden, alsjeblieft! Een headset om de stem - zonder kraken - op te pikken ... en een goede internetverbinding. Als uw internetaansluiting thuis ver van uw computer verwijderd is of als de wifi de neiging heeft te haperen, aarzel dan niet om te investeren in een wifi versterker.

2 - Vergaderruimten uitrusten voor videoconferenties

In het tijdperk van hybride werken worden vergaderingen steeds meer asymmetrisch met collega's die via videoconferencing verbonden zijn en anderen ter plaatse, wat uitwisselingen kan bemoeilijken. Hologrammen zijn nog niet zo ver ontwikkeld, maar videoapparaten wel en zij vergemakkelijken de communicatie. Wat dacht u ervan om uw vergaderzalen uit te rusten met een topconfiguratie?!
Sommige intelligente videoconferentiesystemen detecteren automatisch de persoon aan tafel die praat en zoomen bijvoorbeeld in op de spreker. High-tech luidsprekers in 360° modus maken het mogelijk om alle stemmen van mensen in de vergaderruimte duidelijk op te vangen. Meer traditioneel, maar nog steeds doeltreffend, zijn telefoon octopussen (telefooncentrales voor audioconferenties), die ook zeer goed werk leveren.

3 - Controleer de apparatuur om valse starts te voorkomen

Voordat u Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Skype start, moet u controleren of uw hardware operationeel is. Wat u niet wilt: een video die niet verschijnt, een haperende verbinding, statische ruis, een uitgeschakelde microfoon of een vertraging tussen beeld en geluid ... Kortom, zorg ervoor dat alles naar behoren werkt!

4 - Verzorg het decor en blijf kalm

Staat er vandaag een vergadering op de agenda en bent u op locatie? Zorg ervoor dat u een kamer hebt geboekt zodat u uw collega niet lastigvalt en dat de kamer over de nodige voorzieningen beschikt. Beschikt uw bedrijf over een akoestische cabine? U hebt geluk! Deze lookalikes van oude telefooncellen sluiten het lawaai doeltreffend buiten en maken het mogelijk uw vergadering in alle rust door te brengen.
Als u telewerkt, ga dan naar een goed verlichte en rustige kamer. Controleer of er achter u geen opgehangen wasgoed, opgestapelde afwas of andere rommel te zien is.

5 - Neem uw rol als facilitator serieus

Wees als organisator meer dan punctueel! Log een paar minuten voor aanvang van de vergadering in om deelnemers te verwelkomen en diegenen in de wachtkamer te accepteren. Is iedereen online? Als u de gesprekken wilt opnemen, laat dat dan weten aan de deelnemers en herinner hen vervolgens aan de agenda en het tijdschema van de vergadering.
Bij hybride vergaderingen moet u iedereen zonder uitzondering vragen webcam en luidspreker te gebruiken om gezien en gehoord te worden, om het evenwicht te bewaren tussen telewerkers en collega's ter plaatse.

6 - Maak ruimte voor interactie

Videoconferentie tools bieden de mogelijkheid vragen te stellen via een chat en zelfs het delen van uw scherm, documenten, presentaties ... Zorg er vooraf voor dat u alle documenten of vensters sluit die alleen voor u relevant zijn. Vermijd op dezelfde manier willekeurige achtergronden die uw vergadering kunnen schaden ... en uw reputatie in het bedrijf.
Presentaties zijn goed, maar overdrijf niet zodat u regelmatig oogcontact houdt met uw collega's en hun volledige aandacht vasthoudt.

U bent nu goed voorbereid op uw volgende videovergadering!