Archiveren en opbergen: 5 tips voor een perfect opgeruimd kantoor!
Een schoon en opgeruimd kantoor is van essentieel belang om goed te kunnen werken! Het enige wat u moet doen is de tijd nemen om het bureau op te ruimen en alles op zijn plaats te zetten. Ja, gemakkelijker gezegd dan gedaan ... Om u bij deze moeilijke maar niettemin cruciale taak te helpen, geven wij u een paar tips en trucs.
1
WEG MET OUDE SPULLEN ...
Een van de gouden regels om u goed te voelen op kantoor is te weten hoe u zich kunt ontdoen van overbodige zaken. Rapporten, facturen, vergadernotities ... U weet wel, al die papieren, oude dossiers en andere verouderde voorwerpen die u bij de hand houdt, voor het geval dat ... Haal dus diep adem, stroop uw mouwen op, zet de prullenbak binnen handbereik en hopla: wij sorteren en gooien alles weg wat weggegooid moet worden! En geen flauwekul: dat geldt ook voor uw favoriete oude viltstift die al maanden uitgedroogd in uw bureaula ligt.
Aan de andere kant, voor degenen die verslingerd zijn aan opruimen en het liefst alles weggooien: eerst sorteren dan pas weggooien. Blijf rustig, neem de tijd en leg vooral de (echt) belangrijke documenten opzij om te bewaren, zoals facturen en contracten.
2
TIJD OM TE KLASSEREN ... OP EEN INTELLIGENTE MANIER!
Nu gaan we ons bezighouden met de overblijvende documenten die u hebt uitgekozen om te bewaren. Het is de bedoeling ze correct te klasseren (in alfabetische volgorde, op datum of op belangrijkheid) en vooral te weten hoe ze terug te vinden indien nodig!
Gebruik hiervoor archiveringsoplossingen die bij u passen: gekleurde hoezen? Een wandsorteerrek? Archiefdozen? Opbergdozen? Er is geen gebrek aan hulpmiddelen, maar het is een kwestie van de juiste opbergoplossingen voor u te vinden.
3
OPBERGEN ZONDER DRALEN
Bent u klaar met sorteren en klasseren? Berg nu alles op in kasten of ladenkasten afhankelijk van uw kantoororganisatie. Probeer dossiers die u af en toe nodig hebt in de buurt te bewaren en plaats andere op meer afgelegen plaatsen om te voorkomen dat uw werkruimte dichtslibt.
Als u niet veel ruimte hebt, kunnen digitale archieven een uitstekende oplossing zijn. Scan uw documenten en bewaar ze op een harde schijf.
4
RUIM OOK UW COMPUTER OP!
Net als uw papieren documenten moeten uw elektronische documenten ook gesorteerd worden! Ga in de juiste volgorde te werk en verwijder overbodige en verouderde mappen. Zet documenten apart die gearchiveerd moeten worden op een externe harde schijf en ruim meteen de bestanden op. Vergeet niet uw e-mail op te ruimen door oude e-mails te verwijderen en de te bewaren e-mails in mappen te sorteren op afzender of onderwerp.
Om uw e-mail op te schonen, kunt u zich elke dag afmelden voor nieuwsbrieven die u (uiteindelijk) niet interesseren. U zult zien, het voelt geweldig!
5
EVEN VEGEN MET DE MAGISCHE BEZEM EN WE ZIJN KLAAR VOOR EEN NIEUWE START!
Nu alles opgeruimd is, verdient uw kantoor een schoonmaakbeurt. Open de ramen en start met schoonmaken.
Laten we beginnen met het beeldscherm van uw computer: gebruik een spray of schoonmaakdoekjes zonder alcohol die het stof opvangen. Poets vervolgens met een microvezeldoekje om sporen en resten te verwijderen.En nu het toetsenbord, de muis, de telefoon met snoer: spuit een paar keer met de ontstofferspray om stof te verwijderen en gebruik ontsmettende doekjes om ziektekiemen te verwijderen (vooral op de telefoon).Andere oppervlakken: afnemen met een doekje met een gepast product.En vergeet de bureaustoel niet: stofzuigen is een must om het stof te verwijderen! Als u toch bezig bent, maak dan van de gelegenheid gebruik om de vloer te doen.Her staan we dan, het ruikt schoon, toch? Aan de slag!
